Osakeyhtiön hallituksen sihteeri laatii pöytäkirjan ja se mitä ei lue pöytäkirjassa, ei ole olemassa. No, ehkä hieman jyrkästi sanottu, mutta hallituksen kokouksen pöytäkirjan keskeinen tehtävä on kuitenkin toimia todisteena tehdyistä päätöksistä ja niiden perusteluista. Vaikkakaan pöytäkirjan puutteellisuus tai jopa sen puuttuminen kokonaan, ei teekään tehtyjä päätöksiä pätemättömäksi.

Tarvittaessa osakeyhtiön hallituksen tulee kyetä toteennäyttämään toimineensa huolellisesti ja muutenkin noudattaneensa osakeyhtiölakia ja yhtiöjärjestystä, luonnollisesti pöytäkirja on tässä keskeisin väline. Varsinkin pienessä yhtiössä helposti tehdään merkittäviäkin päätöksiä hallituksen kokousten ulkopuolella, jolloin luonnollisesti dokumentaatio jää vieläkin vähäisemmäksi. 

Sihteeriltä vaaditaan siis hyvää äidinkielen taitoa ja taitoa tiivistää asioita paperille. Sihteerin tulee myöskin tuntea yrityksen toiminta ja kokouksessa käsiteltävät asiat siinä määrin, että pöytäkirjan laadinta onnistuu. Sihteerin tulisi tuntea myös osakeyhtiölakia, jotta hän osaa huomioida pöytäkirjassa osakeyhtiölain vaatimukset.

Toimitusjohtajan tehtävä on esitellä hallitukselle asiat, joten hän yleensä ei voi toimia kokouksen sihteerinä, vaikkakin sen takia, että toimitusjohtaja yleensä tuntee asiat parhaiten, olisi hän luonteva sihteeri. Sihteerin tehtävä on joka tapauksessa keskeinen koko hallituksen vastuun näkökulmasta.

Omista kokemuksistani ehkä pahin on se, kun hyvinkin kriittisessä tilanteessa olevan yhtiön hallituksen sihteerin näkemys pöytäkirjan kirjoittamisesta oli, että kuulakynällä tehdään parin sanan huomiot esityslistan kulmaan ja nimet alle.

Toimivasta hallitustyöskentelystä puhuttaessa usein korostetaan puheenjohtajan roolia. Se on tärkeä, mutta sihteerin rooli on vähintään seuraava.

Edellisessäkin esimerkissä kyseisen sihteerin kanssa saatiin sovituksi, että kirjoitetaan ainakin kokonaisia lauseita.