Erilaisia hallituksia

Toimin ja olen toiminut useamman osakeyhtiön hallituksen jäsenenä ja toisinaan myös puheenjohtajana. Mielenkiintoista on ollut kokea miten eri tavalla eri hallitukset toimivat. Luonnollisesti olosuhteet poikkeavat toisistaan. Erityisesti konsernien tytäryhtiöiden hallituksissa omistajanohjaus on vahvaa ja tytäryhtiön rooli on selvästi toteuttaa omistajan tahtoa. Tämä on saattaa joskus olla haastavaa, koska hallituksen jäsenen tulee ennen kaikkia toimia sen yhtiön edun mukaisesti minkä hallituksessa istuu. Varsinkin pörssiyhtiön (vain oma subjektiivinen näkemykseni) tytäryhtiön hallituksessa tämä korostuu.

Toisinaan hallitus on vahvasti toimitusjohtajan ”ohjauksessa”. Tällöin hallitukselta kysytään kanttia ja kykyä toimitusjohtajan haastamisessa. Toimitusjohtaja ansaitsee ja tarvitsee hallituksen, joka tuo esille näkemyksiä, mielipiteitä ja osaa tehdä päätöksiä. Silloin kun kaikki on hyvin, ei asia ole suuri ongelma. Enemmän ongelmia alkaa syntymään silloin kun ilmaantuu tummia pilviä taivaalle. Onko hallitus tällöin riittävän vahva ottamaan ohjat käsiinsä?

Parhaimmillaan hallitus on ymmärtänyt roolinsa ja se päättää yhtiön strategisista linjauksista ja valvoo yhtiön johdon toimintaa sekä mahdollistaa yhtiön toimivalle johdolle kannustavan ja motivoivan toimintailmapiirin. Tehokas hallitus kykenee myös siirtymään joustavasti kohti yksityiskohtia ja ”käsiohjausta” jos näyttää siltä, että yhtiön suunta ei ole selkeä tai ongelmia alkaa ilmaantumaan.

Oma lukunsa on myös kuntien omistamien yhtiöiden toiminta ja päätöksenteko niissä. Tietyllä tavalla täsmällinen päätöksentekokulttuuri on usein peritty kunnasta, joka tuo toimintaan jämäkkyyttä. Toisaalta taas monenlainen poliittinen vaikuttaminen näkyy myös yhtiöiden hallitusten toiminnassa.

Yhtä kaikki jokainen hallitus on erilainen ja jokaisen hallituksen työskentelystä, jokaiselta hallitustoverilta ja kaikilta yhtiöltä oppii aina uutta.

Sihteerit kunniaan

Osakeyhtiön hallituksen sihteeri laatii pöytäkirjan ja se mitä ei lue pöytäkirjassa, ei ole olemassa. No, ehkä hieman jyrkästi sanottu, mutta hallituksen kokouksen pöytäkirjan keskeinen tehtävä on kuitenkin toimia todisteena tehdyistä päätöksistä ja niiden perusteluista. Vaikkakaan pöytäkirjan puutteellisuus tai jopa sen puuttuminen kokonaan, ei teekään tehtyjä päätöksiä pätemättömäksi.

Tarvittaessa osakeyhtiön hallituksen tulee kyetä toteennäyttämään toimineensa huolellisesti ja muutenkin noudattaneensa osakeyhtiölakia ja yhtiöjärjestystä, luonnollisesti pöytäkirja on tässä keskeisin väline. Varsinkin pienessä yhtiössä helposti tehdään merkittäviäkin päätöksiä hallituksen kokousten ulkopuolella, jolloin luonnollisesti dokumentaatio jää vieläkin vähäisemmäksi. 

Sihteeriltä vaaditaan siis hyvää äidinkielen taitoa ja taitoa tiivistää asioita paperille. Sihteerin tulee myöskin tuntea yrityksen toiminta ja kokouksessa käsiteltävät asiat siinä määrin, että pöytäkirjan laadinta onnistuu. Sihteerin tulisi tuntea myös osakeyhtiölakia, jotta hän osaa huomioida pöytäkirjassa osakeyhtiölain vaatimukset.

Toimitusjohtajan tehtävä on esitellä hallitukselle asiat, joten hän yleensä ei voi toimia kokouksen sihteerinä, vaikkakin sen takia, että toimitusjohtaja yleensä tuntee asiat parhaiten, olisi hän luonteva sihteeri. Sihteerin tehtävä on joka tapauksessa keskeinen koko hallituksen vastuun näkökulmasta.

Omista kokemuksistani ehkä pahin on se, kun hyvinkin kriittisessä tilanteessa olevan yhtiön hallituksen sihteerin näkemys pöytäkirjan kirjoittamisesta oli, että kuulakynällä tehdään parin sanan huomiot esityslistan kulmaan ja nimet alle.

Toimivasta hallitustyöskentelystä puhuttaessa usein korostetaan puheenjohtajan roolia. Se on tärkeä, mutta sihteerin rooli on vähintään seuraava.

Edellisessäkin esimerkissä kyseisen sihteerin kanssa saatiin sovituksi, että kirjoitetaan ainakin kokonaisia lauseita.